Электронная почта как уникальный идентификатор пользователя в системе

Каждый пользователь в системе регистрируется с помощью электронной почты.
Эта почта:

• служит уникальным идентификатором пользователя в системе,

• используется для входа в систему,

• участвует в логике авторизации и распределения прав доступа,

• связана с историей действий, ролями и принадлежностью к организациям.

Таким образом, электронная почта — это не просто контактная информация, а ключевая часть профиля пользователя.

Как устроена логика идентификации

• При регистрации нового пользователя система создаёт запись, где почта — это уникальный ключ.

• Пользователь может быть привязан к одной или нескольким организациям.

• Внутри системы один и тот же пользователь может иметь разные роли в разных организациях, но всегда с одной и той же почтой.

Когда можно изменить электронную почту

Сменить почту возможно, если выполняются следующие условия:

• Пользователь зарегистрирован только в одной организации.

• Почта ещё не используется другим пользователем в системе.

• Изменить почту может владелец системы или сотрудник с правами редактирования персональных данных.

Пример:
Сотрудник Мария зарегистрирована в системе с почтой maria@company.com, и работает только в одной организации. Почту можно изменить на maria.new@company.com, не нарушая целостности данных.

Когда изменить почту нельзя

Смена почты запрещена, если:

• Пользователь уже добавлен в несколько организаций в системе.

Это значит, что один и тот же e-mail используется для входа в разные рабочие пространства (организации).
Почта в этом случае связана с несколькими сущностями, и изменение нарушит системную логику.

Пример:
Алексей зарегистрирован с почтой alexey@company.com и работает сразу в двух организациях. В этом случае почту изменить невозможно.

Что делать, если почту изменить нельзя

В случае, если смена почты недоступна, необходимо:

1. Удалить пользователя с текущей почтой из всех организаций.

2. Зарегистрировать нового пользователя с новой почтой, добавив его в организацию.

Это создаст нового пользователя с отдельным идентификатором, не связанного с предыдущим аккаунтом.

Кто может изменить почту пользователя

Только сотрудники с определёнными правами:

• Владелец системы

• Администратор с правом редактирования персональных данных сотрудников
  
  

Почему нельзя объединять нескольких пользователей в одного

Иногда возникает ситуация, когда один и тот же сотрудник по факту зарегистрирован в системе под двумя разными почтами — например:

• сначала использовал anna@company.com в одной организации;

• потом был зарегистрирован как anna.smirnova@company.com в другой.

Вроде бы это один человек, и может показаться логичным "объединить" их в одного пользователя.
Но так делать нельзя.

Система строит логику на жёсткой уникальности e-mail → пользователь.
Каждый e-mail — это отдельный пользовательский ID, связанный:

• с правами доступа,

• с историей действий,

• с ролями,

• с данными внутри организаций.

Объединение двух пользователей нарушило бы:

• целостность данных,

• корректность логов,

• безопасность доступа,

• привязку к задачам, документам и аналитике.

Частые вопросы

Что произойдёт с действиями старого пользователя после удаления?
История активности останется в системе, но будет связана с прежним ID пользователя.

Можно ли повторно использовать старую почту?
Да, если предыдущий пользователь был удалён, и e-mail больше не используется в системе.