Каждый пользователь в системе регистрируется с помощью электронной почты.
Эта почта:
служит уникальным идентификатором пользователя в системе,
используется для входа в систему,
участвует в логике авторизации и распределения прав доступа,
связана с историей действий, ролями и принадлежностью к организациям.
Таким образом, электронная почта — это не просто контактная информация, а ключевая часть профиля пользователя.
Как устроена логика идентификации
При регистрации нового пользователя система создаёт запись, где почта — это уникальный ключ.
Пользователь может быть привязан к одной или нескольким организациям.
Внутри системы один и тот же пользователь может иметь разные роли в разных организациях, но всегда с одной и той же почтой.
Когда можно изменить электронную почту
Сменить почту возможно, если выполняются следующие условия:
Пользователь зарегистрирован только в одной организации.
Почта ещё не используется другим пользователем в системе.
Изменить почту может владелец системы или сотрудник с правами редактирования персональных данных.
Пример:
Сотрудник Мария зарегистрирована в системе с почтой maria@company.com, и работает только в одной организации. Почту можно изменить на maria.new@company.com, не нарушая целостности данных.
Когда изменить почту нельзя
Смена почты запрещена, если:
Пользователь уже добавлен в несколько организаций в системе.
Это значит, что один и тот же e-mail используется для входа в разные рабочие пространства (организации).
Почта в этом случае связана с несколькими сущностями, и изменение нарушит системную логику.
Пример:
Алексей зарегистрирован с почтой alexey@company.com и работает сразу в двух организациях. В этом случае почту изменить невозможно.
Что делать, если почту изменить нельзя
В случае, если смена почты недоступна, необходимо:
Удалить пользователя с текущей почтой из всех организаций.
Зарегистрировать нового пользователя с новой почтой, добавив его в организацию.
Это создаст нового пользователя с отдельным идентификатором, не связанного с предыдущим аккаунтом.
Кто может изменить почту пользователя
Только сотрудники с определёнными правами:
Владелец системы
Администратор с правом редактирования персональных данных сотрудников
Почему нельзя объединять нескольких пользователей в одного
Иногда возникает ситуация, когда один и тот же сотрудник по факту зарегистрирован в системе под двумя разными почтами — например:
сначала использовал anna@company.com в одной организации;
потом был зарегистрирован как anna.smirnova@company.com в другой.
Вроде бы это один человек, и может показаться логичным "объединить" их в одного пользователя.
Но так делать нельзя.
Система строит логику на жёсткой уникальности e-mail → пользователь.
Каждый e-mail — это отдельный пользовательский ID, связанный:
с правами доступа,
с историей действий,
с ролями,
с данными внутри организаций.
Объединение двух пользователей нарушило бы:
целостность данных,
корректность логов,
безопасность доступа,
привязку к задачам, документам и аналитике.
Частые вопросы
Что произойдёт с действиями старого пользователя после удаления?
История активности останется в системе, но будет связана с прежним ID пользователя.
Можно ли повторно использовать старую почту?
Да, если предыдущий пользователь был удалён, и e-mail больше не используется в системе.