Как работает коммуникатор

Цель коммуникатора заключается в том, чтобы вернуть ваше внимание к коммуникациям, требующим от вас действий согласно правилам коммуникации. 

Важно:  коммуникатор — это не инструмент наказания. Он создан для того, чтобы помогать сотрудникам.

Каким образом с вами связывается коммуникатор

При подключенном коммуникаторе в телеграм-бот вам поступит системное оповещение о нарушениях. Если они не будут устранены в течение 30 минут, то подключится коммуникатор и свяжется с вами одним из способов, описанных ниже.

Способы связи :

• отправка сообщения в мессенджер ( Телеграмм, WhatApp)
• телефонный звонок
• отправка  сообщения на  электронную почту

Актуальные номера коммуникаторов

График работы коммуникатора: с 05:00 -21:00 по МСК ежедневно.

Для корректной работы коммуникатора необходимо заполнить графики работы:

Коммуникатор оповещает исключительно согласно графику работы, который указан в настройках вашей системы. 

Если отдельные функции работают по своему графику, его нужно указать в графике работы отдельных функций в настройках (см. статью "Отдельный график для функций"). 

Также следует заполнять графики работы сотрудников (раздел "сотрудники" - "график работы" ), если ваши сотрудники работают посменно или отлично от графика работы организации и функций (см. статью как установить График работы сотрудников)

Если оповещение от коммуникатора поступило в выходной день сотрудника, то нужно сперва проверить правильность заполнения графиков работы сотрудников.

Важно: если на одной из функций сотрудника выходной, а на другой рабочее время, то коммуникатор будет оповещать о нарушениях во всех коммуникациях сотрудника.

В каких случаях оповещает коммуникатор:

Ø  Коммуникация не принята более 1 дня

Коммуникатор оповещает, если вы не предприняли следующие действия: 

Если вы согласны по содержанию и крайнему сроку, вам понятен ожидаемый результат по коммуникации, и вы готовы обработать её, но пока еще не спланировали срок, вам необходимо принять ее. 

Почему важно принять коммуникацию в течение 1 дня? Тем самым вы даете обратную связь её отправителю, что описание и ожидаемый результат по коммуникации вам понятны, вы согласны с крайним сроком и знаете как получить данный результат к этому сроку. 

1. Вы можете сразу взять в работу коммуникацию и назначить действие и срок по ее обработке (если он не установлен), если уже понимаете, как достичь требуемого результата.
2. Если вы сразу можете обработать коммуникацию и получить ожидаемый результат, не затратив при этом времени (например, ответить на вопрос)-можете сразу закрыть коммуникацию.
3. Если у вас возникли вопросы по описанию коммуникации, не понятен ожидаемый результат, не согласны с крайним сроком, или необходима дополнительная информация для получения ожидаемого результата к этому сроку-вам необходимо отклонить коммуникацию, указав при этом в комментарии недостающую информацию для принятия и обработки коммуникации.

Коммуникация в данном случае вернется к отправителю с вашим комментарием.

Ø  Коммуникация не взята в работу более 2-х дней

На данном этапе вы приняли коммуникацию, вам понятен ожидаемый результат. Коммуникатор будет вас оповещать:

1. Не взяли  в работу, не назначили время действия по обработке коммуникации.
2. Если вы сразу можете обработать коммуникацию и получить ожидаемый результат, не затратив при этом времени (например, ответить на вопрос), вы можете сразу её закрыть.

Ø  Коммуникация просрочена

1. Если вы уже получили ожидаемый результат по коммуникации и забыли отметить это в системе, то  необходимо закрыть коммуникацию. Тем самым вы информируете отправителя, что коммуникация обработана, и результат получен.
2. Если вы не успели получить ожидаемый результат к намеченному сроку, и срок не жесткий, то необходимо перенести крайний срок коммуникации и спланировать новое действие по ее обработке. Тем самым вы информируете отправителя, что по данной коммуникации требуется больше времени.
3. Если вы не успели получить ожидаемый результат к намеченному сроку, и срок был установлен жесткий, вам необходимо отправить сообщение отправителю с описанием ситуации и запросить перенос срока с указанием даты. 

Ø  В коммуникации есть неотвеченное сообщение более 3 часов 

1. Если у вас есть неотвеченное сообщение, необходимо ответить на него или нажать "принято", если развернутый ответ не требуется.

Ø  Коммуникация не одобрена более 72 часов 

На данном этапе вам нужно одобрить коммуникацию или вернуть на доработку:

• Одобрить - если результат соответствует ожидаемому конечному результату.
• Вернуть на доработку -  если ожидаемый конечный результат не получен.

Если нарушения правил коммуникации не устранены в течение 2х дней с момента возникновения -  информация направляется в работу специалисту по работе с заторами. (см. статью по работе специалиста по заторам)

Как подключить коммуникатора:

Если вы оплачиваете тариф с коммуникатором самостоятельно, вам необходимо заполнить графики работы и связаться с нами для подключения услуги.  Актуальные номера коммуникаторов можно запросить после подключения.

С расширенными возможностями коммуникатора можно ознакомиться в этой статье.